Tableau PostgresSQL database: Como monitorizar y analizar Tableau Server

Recientemente hemos estado recibiendo en The Information Lab bastantes preguntas sobre como se puede monitorizar y analizar el uso de Tableau Server, como crear visualizaciones que ayuden gestionar usuarios, grupos y permisos, y en definitiva varias dudas sobre el uso de la base de datos de Tableau Server que permite analizar el uso de Tableau Server.
Se trata de un tema de interés creciente especialmente en empresas con un uso más maduro de Tableau y Tableau Server ya que una vez se dispone de la tecnología y los usuarios empiezan a estar familiarizados con ella es cuando surge la necesidad de saber cómo está funcionando, qué uso se le está dando y cómo se puede mejorar, así como para poder anticipar posibles problemas de rendimiento debido al crecimiento de la plataforma y de ese modo destinar más recursos a Tableau Server.

Tableau Server Repository: PostgreSQL

Uno de los componentes principales de Tableau Server es el Repository. Se trata de una base de datos de PostgreSQL donde se almacenan metadatos del servidor: desde el nombre de los proyectos, workbooks, usuarios, grupos, log ins, acceso a dashboards, suscripciones, procesos de actualizacion de fuentes de datos…. Prácticamente cualquier cosa que sucede en Tableau Server queda almacenada en la base de datos del Repository.
La siguiente pregunta es evidente: ¿Se puede acceder a toda esa información? Si. Por defecto el acceso a la dicha base de datos no está habilitado, pero podemos habilitarlo desde el servidor.

Habilitar acceso al Repository

¿Cómo podemos habilitar el acceso a dicha base de datos? Es bastante sencillo. Basta con, en el servidor de Tableau Server (el primario en el caso de que tengamos una instalación con múltiples nodos), ejecutimos un símbolo de sistema (command prompt en inglés) y ejecutemos los siguientes comandos. En el segundo de los comandos tendremos que especificar si queremos habilitar el usuario tableau o readonly (mi recomendación es habilitar el acceso con el usuario readonly que es el que tiene acceso a todas las tablas) y sustituiremos password por la contraseña que queramos utilizar para acceder a la base de datos con el usuario espeficiado:

  1. cd "C:\Program Files\Tableau\Tableau Server\2018.1\bin"
  2. tabadmin dbpass --username readonly password

A continuación tendremos que reiniciar el servidor con el comando:

tabadmin restart

Acceder al PostgreSQL Repository

Una vez se reinicie Tableau Server ya podremos acceder a la base de datos del Repository a través de Tableau Desktop utilizando el conector de PostgreSQL y especificando los detalles de la conexión: la URL será la dirección URL de Tableau Server, el puerto por defecto es el 8060 y la base de datos se llama workgroup. El usuario será el que hayamos habilitado (tableau o readonly) y la contraseña la que hayamos especificado en el paso anterior.

Si hemos realizado los pasos correctamente, veremos la base de datos workgroup con todas las tablas disponibles en el repository de Tableau Server.

Consideraciones al analizar el Repository de Tableau Server

Tenemos que tener en cuenta que se trata de una base de datos con muchísima información y que dependiendo de los análisis que queramos realizar tendremos que dedicar el tiempo suficiente a asegurarnos que estamos realizando las consultas correctas. Para obtener más información sobre qué información está disponible en cada una de las tablas y de los campos de las mismas, recomiendo utilizar el diccionario de datos de Tableau como referencia, disponible en este enlace.
Además, recomendaría utilizar siempre extractos de datos en lugar de conexiones en vivo ya que si realizamos muchas querys sobre la misma podría tener un impacto en el rendimiento de Tableau Server. Si queremos realizar algún informe para monitorizar el uso de Tableau Server y que sea accesible para admnistradores del servidor, lo mejor es que una vez tenemos nuestra fuente de datos preparada, creemos un extracto que se actualice en Tableau Server a horas en las que sepamos que el uso del servidor es bajo.
Los informes disponibles en la pestaña de Status de Tableau Server utilizan esta base de datos, por lo que habilitando el acceso a la misma podremos crear nuestras propias vistas de administrador para monitorizar cualquier aspecto de Tableau Server en el que estemos interesados.

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